Kommunikations-Management in unserer Kanzlei

Unsere Kanzlei legt sehr großen Wert auf eine schnelle, störungsfreie und die Interessen beider Seiten – unserer Mandantinnen/Mandanten wie auch unserer – optimierende Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Rechtsanwälten bzw. unserem Büro. Wir weisen daher auf einige Punkte hin, damit eine optimale Kommunikation gelingt, die beide Seiten immer zufrieden stellt. Die Bearbeitung der laufenden Mandate erfolgt in unserer Kanzlei nach einem straffen Zeitmanagement, welches sich überwiegend an der Dringlichkeit des laufenden Mandats im Hinblick auf von den Rechtsanwälten einzuhaltenden gerichtlichen Fristen orientiert. Dieser Umstand verlangt Rücksichtnahme von beiden Seiten. Die Mandantinnen/Mandanten sollen und müssen wissen, dass ihre Rechtsanwältin/Ihr Rechtsanwalt – auch wenn dies andere Anwälte oftmals versprechen – nicht immer für sie da sind, weil dies wegen anderer Termine schlichtweg nicht möglich ist. Wir alle – Rechtsanwälte und Mitarbeiter – bemühen uns jedoch immer, dass wir einigermaßen zeitnah für Sie verfügbar sind, so dass keiner der Beteiligten in Zeitdruck gerät. Unser Kommunikations-Management ermöglicht es einerseits unseren Mandantinnen/ Mandanten, ihre Rechtsanwältin/Ihren Rechtsanwalt möglichst schnell und unkompliziert zu erreichen, verhilft unseren Rechtsanwälten andererseits dazu, unnützen zeitlichen Leerlauf zu vermeiden. Viele Dinge lassen sich kurzfristig telefonisch klären, so dass oftmals eine persönliche Besprechung mit Ihrer Rechtsanwältin/Ihrem Rechtsanwalt gar nicht notwendig ist: Dann können und werden unsere Mitarbeiterinnen Ihre Fragen zeitnah und kompetent beantworten und/oder Ihre Mitteilungen entgegen nehmen und sie in den Akten vermerken. Ist dies jedoch nicht möglich oder nicht sinnvoll, dann besprechen Sie bitte mit unseren Mitarbeiterinnen, ob Ihr Anliegen mit Ihrer Rechtsanwältin/Ihrem Rechtsanwalt telefonisch erörtert werden kann. Ist hingegen eine persönliche Rücksprache notwendig, dann können Sie sofort einen Besprechungstermin für die laufende oder darauf folgende Woche vereinbaren.

Weiterleitung Schriftverkehr
Unsere Mandantinnen/Mandanten erhalten von allen in unserer Kanzlei eingehenden und von allen aus unserer Kanzlei abgehenden Schreiben bzw. gerichtlichen Schriftsätzen umgehend und unaufgefordert eine Kopie. Sofern Sie uns eine E-Mail Adresse angegeben haben und mit der Korrespondenz auf diesem Wege einverstanden sind, übersenden wir diesen Schriftverkehr per E-Mail. Diese übersenden wir per Kurzmitteilung, wenn wir das Schreiben bzw. den gerichtlichen Schriftsatz nur zur Kenntnis geben wollen, die Mandantin/der Mandant auf das Schreiben bzw. den gerichtlichen Schriftsatz also nicht reagieren muss, oder aber mit der Bitte um Vereinbarung eines Rücksprachetermins. In manchem Fällen bitten wir Sie um Telefonanruf, wenn Sie das Schriftstück zur Kenntnis genommen haben. Wenn Sie uns eine E-Mail senden wollen, denken Sie bitte daran, dass derzeit eine vertrauliche Kommunikation noch nicht gewährleistet ist. Wenn Sie eine Verschlüsselungstechnik anwenden wollen, teilen Sie uns dies bitte gesondert mit.

Telefon
Das Interesse der Mandantin/des Mandanten, seine Rechtsanwältin/seinen Rechtsanwalt jederzeit telefonisch zu erreichen, kollidiert regelmäßig mit dem Alltag einer/eines durchterminierten Rechtsanwältin/Rechtsanwalts: Sie/er verbringt zwangsläufig einen Großteil der Arbeitszeit außerhalb der Kanzlei (in aller Regel bei Gericht) und muss in der verbleibenden Zeit störungsfrei Gespräche mit Mandanten führen, die einen entsprechenden Besprechungstermin vereinbart haben, zudem die Tagespost erledigen und damit verbunden Schreiben bzw. Schriftsätze verfassen, die nicht selten hohe Konzentration erfordern. Denken Sie insoweit einfach an sich selbst: Sie haben einen Besprechungstermin vereinbart, in dem Sie mit Ihrer Rechtsanwältin/Ihrem Rechtsanwalt ein persönliches Gespräch über Ihre wichtige Sache oder über Ihre wichtigen Themen führen wollen, und durch ständige Telefonate werden sowohl Sie als auch Ihr/e Gesprächspartner/in gestört und damit „aus dem Konzept“ gebracht. Wollen Sie Ihr Anliegen mit Ihrer Rechtsanwältin/Ihrem Rechtsanwalt telefonisch erörtern, und ist Ihr Gesprächspartner gerade nicht erreichbar, dann teilen unsere Mitarbeiterinnen Ihnen gerne mit, an welchem Tag und innerhalb welchen Zeitrahmens Sie Ihre Rechtsanwältin/Ihren Rechtsanwalt telefonisch erreichen können. Ansonsten rufen wir Sie gerne und zuverlässig – an bestimmten Tagen auch außerhalb der Bürozeiten – zurück. Falls Sie dies – wie oftmals gerade in Familiensachen – nicht wünschen, nennen wir Ihnen einen Zeitpunkt, zu der Sie Ihre Rechtsanwältin/Ihren Rechtsanwalt verbindlich telefonisch in der Kanzlei erreichen können.

Telefax
Über Telefax sind wir – wie über E-Mail – jederzeit für Sie erreichbar.

Besprechungstermine
Wenn eine persönliche Besprechung stattfinden soll, sprechen Sie den Termin hierfür bitte mit unseren Mitarbeiterinnen ab. Im Rahmen unserer Möglichkeiten nehmen wir gerne auf Ihre Terminwünsche Rücksicht, können ihnen erfahrungsgemäß aber nicht immer folgen. Sollten Sie einen bereits vereinbarten Termin nicht wahrnehmen können, bitten wir Sie, uns rechtzeitig darüber zu informieren, damit wir diesen für Sie reservierten Termin noch anderweitig vergeben können.

Videokonferenzen

Unsere Kanzlei ist auch über Skype erreichbar. So ermöglichen wir auch unseren auswärtigen Mandanten den persönlichen Kontakt mit dem zuständigen Rechtsanwalt.

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